La importancia de la información radica en el impacto que esta pueda causar, si la información no es presentada en el momento oportuno y en el formato adecuado, difícilmente el receptor recibirá el mensaje que se quiso transmitir. Al planificar la forma en la que se llevaran las comunicaciones dentro del proyecto ya sea de forma interna, entre los miembros del equipo, o de forma externa por ejemplo con los clientes, se debe encontrar la mejor forma para que la información genere el impacto que se desea, ya sea a través de un mail, una llamada telefónica o una reunión presencial.
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