Mediante la opción Combinar correspondencia Word nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas, la impresión de sobres, generar recibos, etc.
Conceptos previos
Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos.
Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.
Origen de datos.
Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.
Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuación y verás qué sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.
interesante el tema muy bueno
ResponderBorrarinteresante aprender a realizar la combinacion correspondiente
ResponderBorrares interesante el tema y ya se como hacerlo :D (like)
ResponderBorrares muy útil para redactar documentos de una institución a otra institución de forma rápida, que son de varios usuarios a la vez
ResponderBorrarme es muy útil la C.C y muy interesante :)
ResponderBorrarla combinación de correspondencia es muy útil y nos facilita
ResponderBorrarmuchas
cosas
la combinación de correspondencia es muy útil y nos facilita
ResponderBorrarmuchas
cosas
Es interesante pues simplifica el tiempo, como repetir varias veces el mismo procedimiento
ResponderBorrarla combinación de correspondencia es un tema muy importante ya que en un futuro lo pondré en practica en mi carrera profesional y desde ya tengo en cuenta.
ResponderBorrarEl paso más importante del proceso de combinación de correspondencia es configurar y preparar los datos. Deberá usar su hoja de cálculo de Excel como origen de datos de la lista de destinatarios.
ResponderBorrarAquí encontrará algunas sugerencias para preparar los datos para una combinación de correspondencia. Asegúrese de lo siguiente:
Los nombres de columna en la hoja de cálculo coinciden con los nombres de campo que desea insertar en la combinación de correspondencia. Por ejemplo, para dirigirse a los lectores por su nombre en el documento, deberá separar columnas de nombre y apellidos.
Todos los datos que se combinarán están presentes en la primera hoja de la hoja de cálculo.
Las entradas de datos con porcentajes, monedas y códigos postales tienen el formato correcto en la hoja de cálculo para que Word pueda leer correctamente los valores.
La hoja de cálculo de Excel que se usará en la combinación de correspondencia se almacena en su equipo local.
Los cambios o adiciones en la hoja de cálculo se completan antes de que se conecte a su documento de combinación de correspondencia en Word.